Rehber Süreç İyileştirme nedir?

Süreç iyileştirme, proje yönetiminde, özellikle de üretimde, sürekli iyileştirme sağlamak için süreçleriniz hakkında geri bildirim almanıza ve değerlendirmenize yardımcı olan bir metodolojidir. Amacı, iş stratejinizin, müşteri veya üretim süreçlerinizin verimliliğini ve etkinliğini her zaman iyileştirmektir. Bazı proje yönetimi yazılımları, potansiyel sorunları tanımlamanıza yardımcı olacak araçlar sağlar, böylece bunları düzeltebilirsiniz.

​

Süreç İyileştirmenin Faydaları​

Genel yönetim sistemlerinizin bir parçası olarak bir süreç iyileştirme metodolojisi uygulamanın faydası, süreçlerinizdeki zorlukları tespit etmek ve iyileştirmek için size bir yol sağlamasıdır. Bu zorluklar müşteri deneyiminize, dahili üretiminize veya diğer iş hedeflerinize zarar veriyor olabilir. Bozuk veya verimsiz süreçler ekibinize zaman kaybettirebilir ve işletmenize para kaybettirebilir. Bir süreç iyileştirme yöntemini uygulamaya koyarak, bunları her zaman aradığınızdan ve ele aldığınızdan emin olabilirsiniz.

Süreç iyileştirme; sürekli iyileştirme süreci (CIP), süreç yönetimi (BPM) ve süreç yeniden yapılandırma gibi birçok isim altında karşınıza çıkabilir.

Süreç İyileştirme Metodolojileri​

Tıpkı proje yönetimi metodolojilerinde olduğu gibi, süreç iyileştirme metodolojileri de değişiklikleri belirleme, analiz etme ve uygulama yaklaşımları bakımından küçük farklılıklar gösterir.

Bazı yaygın süreç iyileştirme metodolojileri şunları içerir:

PUKÖ Döngüsü: Birçok sürekli iyileştirme metodolojisinin bir bileşenidir. Adımları şunları içerir:

1. İyileştirmeye açık alanları tespit edin ve değişim için bir plan geliştirin.
2. Değişikliği bir test olarak küçük ölçekte uygulayın.
3. Kontrol edin. Değişimin sonuçlarına bakın ve etkinliğini belirleyin.
4. Gözlemlediğiniz sonuçlara bağlı olarak harekete geçin / Değişikliği geniş çapta uygulayın veya iyileştirme için daha fazla alan tespit etmek için döngüyü yeniden gözden geçirin.

Bu döngü bazen 1950'lerde bu döngüyü geliştiren W. Edwards Deming'e atfen Deming Döngüsü olarak da adlandırılır.

Kaizen: Tüm şirketi aşağıdan yukarıya bir stratejiye dahil eden sürekli iyileştirmeye odaklanan bir süreç iyileştirme metodolojisidir.

Kaizen'in temel amacı, her seviyedeki çalışanı süreç iyileştirmelerini tespit etmeye, önermeye ve uygulamaya teşvik eden bir şirket kültürü yaratmaktır. Üretim tesislerindeki fabrika çalışanlarının süreç iyileştirmeye dahil edilmesine özel önem verir.

Uygulamada, metodoloji Kaizen olayları olarak adlandırılan süreç iyileştirme eylem adımlarına odaklanır. Kaizen etkinlikleri organizasyonun tüm seviyelerindeki çalışanları kapsar ve şunları içerir:

1. İş veya proje hedeflerinin belirlenmesi ve ifade edilmesi
2. İyileştirme alanlarını tespit etmek için mevcut sürecin gözden geçirilmesi
3. Gerekli değişikliklerin uygulanması
4. Değişikliklerin gözden geçirilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması
5. Sonuçların belgelenmesi ve raporlanması

Toplam Kalite Yönetimi (TKY): Tüm şirketi süreç iyileştirmeye dahil etmeyi amaçlaması bakımından Kaizen'e benzer bir sistemdir.

Müşteri memnuniyetine Kaizen'den daha fazla odaklanır ve iç ya da dış müşteri memnuniyetini sistemdeki başarının ölçüsü olarak kabul eder.

Pakistan'ın Lahor kentindeki Mühendislik ve Teknoloji Üniversitesi'ndeki araştırmacılar tarafından TKY ve Kaizen üzerine yapılan bir analiz, Kaizen'in aşağıdan yukarıya bir yaklaşım olduğunu, TKY'nin ise hem yukarıdan aşağıya hem de aşağıdan yukarıya bir yaklaşım kullandığını belirtmektedir. Bu da yönetim ve liderliğin de çalışanlar kadar iyileştirmeleri tespit etmeye ve uygulamaya teşvik edildiği anlamına gelmektedir.

Kaizen gibi TKY uygulaması da PUKÖ döngüsünü takip eder. TKY felsefesi aşağıdakileri içeren bir dizi ilkeye dayanır:

1. Liderlik taahhüdü
2. Çalışan bağlılığı
3. Gerçeklere dayalı karar verme
4. Sürekli iyileştirme
5. Müşteri odaklılık

​

Kısıtlar Teorisi​

İsrailli iş yönetimi uzmanı Eliyahu M. Goldratt tarafından 1984 yılında ortaya atılan kısıtlar teorisi, bir sürecin her zaman verimliliği ve iş hedeflerini engelleyen en az bir kısıt içereceği inancına dayanır - örneğin, üretimi sınırlar.

Kısıtlar genellikle bir sistemin olduğundan daha fazla üretmesini sınırlayan ekipman, politikalar veya insanlardır (insan sayısı ve zihniyetleri veya becerileri dahil). Başka bir deyişle, bir kısıt, süreçteki bir darboğazdır. Bu metodolojinin amacı, bu kısıtlamaları belirlemek ve kısıtlamayı kırarak veya tüm sistemi sınırlamasını önlemek için tamponlar ekleyerek darboğazın nasıl açılacağını keşfetmektir.

Kısıtlar teorisinin uygulanması şu beş adımı takip eder:

1. Bir sürecin kısıt(lar)ının belirlenmesi.
2. Kısıttan yararlanın, tam kapasitesiyle nasıl kullanılacağını belirlemek için inceleyin.
3. Kısıtlamaya tabi olun veya sistemdeki diğer her şeyi kısıtlamadan mümkün olan en iyi performansı destekleyecek şekilde ayarlayın.
4. Darboğazı açmak için kaynak ekleyerek veya süreçleri ayarlayarak kısıtlamayı yükseltin.
5. İşlemi tekrarlayın.

Unutmayın, kısıtlar teorisi bir süreç üzerinde her zaman en az bir kısıt olduğunu varsayar. Bu, sürecin bozuk olduğu anlamına gelmez. Bunun yerine, verimliliğini ve üretkenliğini artırmak için her zaman iyileştirmenin yollarını bulabileceğiniz anlamına gelir. Bu da kısıtları sürekli olarak tanımlamayı ve açmayı gerektirir.

Süreç İyileştirme Örnekleri​

Süreç iyileştirme metodolojileri işletmenizin herhangi bir bölümüne uygulanabilir ancak çoğunlukla üretim süreçlerinin verimlilik seviyeleriyle bağlantılıdırlar.

Kuruluşunuzdaki süreçlerde kısıtlamaları, zorlukları veya fırsatları belirleyebileceğiniz bazı örnekler aşağıda verilmiştir:

• Üretim tesislerinde sistem duruş süreleri
• Zaman alan onay süreçleri
• Güçsüz, tek görevli çalışanlar
• Aşırı e-posta veya Slack iletişimi
• Kullanılmayan ürün envanteri
• Aşırı faturalandırılamayan saatler içeren süreçler
• Mükerrer raporlama